FAR Prozessmodell

Prozessmodell der Stiftung FAR

(Erlassen vom Stiftungsrat am 30. April 2003)

Die folgenden Beschreibungen und die grafische Darstellung des Prozessmodells der Stiftung FAR sowie der einzelnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der Stiftung FAR wurden an der Sitzung des Stiftungsrates vom 30. April 2003 verabschiedet. Die Beschreibungen leiten sich aus den Vereinbarungen des GAV FAR vom 12. November 2002 und insbesondere der Vereinbarung vom 12. November 2002 (Artikel 9) ab.

Aufgabe und Verantwortung des Stiftungsrates:

Der 16-köpfige Stiftungsrat übt die Gesamtaufsicht über die Umsetzung des GAV FAR gemäss den Stiftungsstatuten aus.
Er regelt in Leistungsvereinbarungen die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Haftung der Verwaltungsstellen Inkasso und Auszahlung und erlässt Vorgaben für die praktische Umsetzung. Im weiteren beauftragt und kontrolliert er die Geschäftsstelle der Stiftung FAR. Er wählt Geschäftsführer wie externe Kontrollstelle und erteilt Aufträge an Dritte für Abklärungen im Zusammenhang mit der korrekten Anwendung und Umsetzung der Vereinba-rungen des GAV FAR.

Die Verantwortung für die Verwaltung des Vermögens obliegt dem Stiftungsrat.

Zur Erfüllung der vielfältigen Aufgaben gliedert sich der Stiftungsrat in folgende drei Ausschüsse:

Ausschuss Unterstützung, Aufsicht, Controlling der Geschäftsstelle.

Aufsicht über die Tätigkeiten der Geschäftsstelle gemäss Leistungsauftrag.
Unterstützung bei der Umsetzung der Leistungsvereinbarungen und den Vorgaben für die praktische Umsetzung.
Entscheidung über Anträge der Geschäftsstelle.

Ausschuss Asset Management

Aufsicht und Entscheide über die Vermögensverwaltung.
Anträge an den Stiftungsrat zur Anlagestrategie.
Steuerung der mittel- und langfristigen Finanzbedarfsplanung.

Ausschuss Einsprachen und Rekurse

Behandlung und Entscheidung von Rekursen in Spezialfällen gemäss Anträgen der Geschäftsstelle.
Entscheide zum betreibungsrechtlichen Vorgehen in Spezialfällen.

Aufgabe und Verantwortung der Geschäftsstelle der Stiftung FAR

Die Geschäftsstelle FAR ist ein faktisches Organ der Stiftung FAR. Sie untersteht dem Stiftungsrat. Der Geschäftsführer ist dem Präsidenten des Stiftungsrates unterstellt. Ihre wesentlichen Aufgaben sind:

Führung der Geschäftsstelle sowie Controlling sämtlicher Ablaufprozesse und Arbeitsmittel.
Aufsicht über die Verwaltungsstellen Inkasso und Auszahlung.
Erfassen und Pflegen von Kennzahlen zuhanden des Stiftungsrates (Baugeschäfte, Lohnsummen und Anzahl Mitarbeitende, demografische Kennzahlen der Mitarbeitenden ab Alter 50, u.a.m.).
Freigabe der Renten in Spezialfällen.
Bereitstellen der Mittel für Rentenzahlungen.
Führen von Statistiken über gebundene Finanzen aufgrund der Rentenentscheide.
Operatives Asset Management (Vermögensverwaltung, Liquiditätsplanung, Steuerung der Geldflüsse)
Bearbeitung von Rekursen sowie Verfassen von Anträgen zur Entscheidung an den Stiftungsrat.

Vorbereiten und Protokollieren der Stiftungsratssitzungen.

Regelmässige Informationen zuhanden Sozialpartner, Verwaltungsstellen und Öffentlichkeit.

Aufgabe und Verantwortung der Verwaltungsstelle Inkasso:

Das Inkasso der für die Durchführung des GAV FAR benötigten Finanzmittel ist gemäss Vereinbarung vom 12. November 2002 den Sozialinstitutionen des SBV übertragen worden. Zur Erfüllung dieser Aufgabe wird eine Verwaltungsstelle Inkasso bei der AHV-Ausgleichskasse des SBV, Zürich, aufgebaut. Der Stiftungsrat regelt in einer Leistungsvereinbarung Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten dieser Verwaltungsstelle. Die Aufgabenschwerpunkte sind:

Verantwortung für Organisation und Durchführung des Inkasso, Arbeitsanweisungen an die Baugeschäfte (Selbstdeklarationen, Zahlungen).
Umsetzung des Leistungsauftrages des Stiftungsrates FAR.
Erhebung und Pflege der Anschriften aller Baugeschäfte, welche den Bestimmungen des GAV FAR unterstehen.
Versand der Rechnungen (Eintrittsbeitrag, Quartalsbeiträge, Korrekturen), Überwachung Zahlungseingänge, Mahnwesen und Betreibung (in Normalfällen).
Anträge an die Geschäftsstelle für betreibungsrechtliches Vorgehen in Spezialfällen.
Regelmässige Berichte an die Geschäftsstelle (Kennzahlen, Summen Zahlungseingänge, Anzahl und Summen von Ausständen, u.a.m.).
Informationen und Unterstützung der Baugeschäfte bei Bedarf.

Aufgabe und Verantwortung der Verwaltungsstellen Auszahlung:

Die Auszahlung (Anmeldung, Antragsprüfung und Rentenzahlung) ist gemäss Vereinbarung vom 12. November 2002 den Gewerkschaften Unia und Syna übertragen worden. Der Stiftungsrat regelt in einer Leistungsvereinbarung Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten dieser Verwaltungsstelle. Die Aufgabenschwerpunkte sind:

Verantwortung für Organisation und Durchführung sämtlicher Arbeitsabläufe «Auszahlung» mit einheitlichen Prozessen und Arbeitsmitteln.
Organisation und Durchführung der Anmeldeprozesse (gemäss Arbeitsregelungen des Stiftungsrates resp. der Geschäftsstelle FAR).
Prüfung der Anträge (Berechtigung, Vollständigkeit der Unterlagen).
Rentenentscheide im Normalfall sowie Anträge an die Geschäftsstelle FAR in Spezialfällen.
Ausführen der Rentenzahlungen. Abrechnung der
AHV- und BVG-Beiträge.
Erstellen und Versand der jährlichen Rentenausweise.
Jährliche Kontrolle der Anspruchsberechtigung der Mitarbeitenden im flexiblen Altersrücktritt.
Bearbeitung von Rentenentscheiden bei Todesfall oder Invalidität von Mitarbeitenden im flexiblen Altersrücktritt mit Freigabeverfahren über die Geschäftsstelle resp. Stiftungsrat.
Anträge an den Stiftungsrat zum Vorgehen bei widerrechtlich bezogenen Renten.
Regelmässige Berichte und Abrechnungen an die Geschäftsstelle.
Informationen und Unterstützung der Antragsteller und, bei Bedarf, der Baugeschäfte.

Aufgabe und Verantwortung der externen Kontrollstelle:

Audit der Arbeit des Stiftungsrates, der Geschäftsstelle
und der Verwaltungsstellen.
Prüfung der Prozesse innerhalb der Stiftung FAR.
Revision und Kontrolle der Geschäftsstelle sowie der Verwaltungsstellen Inkasso und Auszahlung.

Aufgabe und Verantwortung der regionalen PBK resp. Dritte (gem. GAV FAR)

Die regionalen PBK’s resp. Dritte (z.B. Sektionen des SBV) erhalten Aufträge direkt vom Stiftungsrat oder von der Geschäftsstelle FAR. Sie handeln in deren Auftrag und berichten an die Geschäftsstelle.

Abklärungen über Zugehörigkeit (Rechte und Pflichten) zum GAV FAR bei den Baugeschäften und den unterstellten Mitarbeitenden in den übertragenen Regionen.
Kontrolle über Vollständigkeit und Korrektheit der Deklarationen.