Modèle de processus

Modèle de processus de la Fondation retraite anticipée

(promulgué par le Conseil de fondation réuni le 30 avril 2003)

Lors de sa réunion du 30 avril 2003, le Conseil de fondation a adopté les descriptions suivantes ainsi que la représentation graphique du modèle de processus de la Fondation RA (prière d’observer l’annexe du présent document) et des différentes tâches et responsabilités assumées au sein de la Fondation RA. Les descriptions se fondent sur les Conventions de la CCT RA du 12 novembre 2002, notamment sur la Convention du 12 novembre 2002 (article 9).

Tâches et responsabilités du Conseil de fondation:

Composé de 16 membres, le Conseil de fondation exerce une surveillance générale sur la mise en œuvre de la CCT RA conformément aux statuts de la Fondation. Par le biais de conventions de prestations, il réglemente les tâches, responsabilités et compétences des services administratifs "Encaissement" et "Paiement" et édicte des cahiers des charges pour leur mise en œuvre pratique. En outre, il mandate et contrôle le Secrétariat de la Fondation RA. Il élit le directeur ainsi que l’organe de contrôle externe et confie des mandats à des tiers lorsqu'il y a lieu de déterminer si les conventions de la CCT RA sont appliquées et mises en œuvre dans les règles.

La responsabilité de la gestion de la fortune incombe au Conseil de fondation.

Pour accomplir ses multiples tâches, le Conseil de fondation se subdivise en plusieurs commissions:

Commission de soutien, de surveillance et de contrôle du Secrétariat

Surveillance des activités du Secrétariat conformément au mandat de prestations ;
soutien pour la mise en œuvre des conventions de prestations et l'élaboration de cahiers des charges en vue de l'application pratique ;
décision relative aux propositions du Secrétariat.

Commission de gestion des actifs

Surveillance et prise de décisions concernant la gestion des actifs ;.
présentation de propositions au Conseil de fondation concernant la stratégie de placement ;
conduite de la planification des besoins financiers à moyen et long termes..

Commission de recours

Traitement et prise de décisions concernant les recours dans des cas particuliers conformément aux propositions du Secrétariat ;
décisions concernant les actions en justice relevant de la législation sur les poursuites, dans les cas particuliers.

Tâches et responsabilités du Secrétariat de la Fondation:

Le Secrétariat RA est un organe de fait de la Fondation RA. Il relève du Conseil de fondation. Le directeur est subordonné au président du Conseil de fondation. Leurs tâches principales sont les suivantes :

direction du Secrétariat et contrôle de tous les processus et des auxiliaires de travail ;
surveillance des services administratifs "Encaissement" et "Paiement" ;
saisie et mise à jour des chiffres clés à l’attention du Conseil de fondation (entreprises de construction, montant des salaires et nombre de collaborateurs, chiffres démographiques relatifs aux collaborateurs âgés de 50 ans et plus, et d'autres données encore) ;
autorisation du versement des rentes dans les cas particuliers ;
mise à disposition des ressources pour le versement des rentes ;
tenue de statistiques relatives aux ressources financières servant à couvrir les rentes octroyées ;
gestion opérationnelle des actifs (gestion de fortune, planification des liquidités, régulation des flux d’argent) ;
traitement de recours et rédaction de propositions à l’attention du Conseil de fondation ;
préparation des réunions du Conseil de fondation et rédaction des procès-verbaux ;
diffusion d'informations régulières à l’attention des partenaires sociaux, des services administratifs et de l’opinion publique.

Tâches et responsabilités du service administratif "Encaissement" :

Conformément à la Convention du 12 novembre 2002, le recouvrement des ressources financières requises pour l’application de la CCT est confié aux institutions sociales de la SSE. Pour accomplir cette tâche, un service administratif "Encaissement" est mis en place à la Caisse de compensation AVS de la SSE, Zurich. Dans une convention de prestations, le Conseil de fondation formule les tâches, compétences et responsabilités de ce service administratif. Les tâches principales sont les suivantes :

responsabilité de l’organisation et du déroulement de l’encaissement, instructions de travail aux entreprises de construction (autodéclarations, paiements) ;
mise en œuvre du mandat de prestations du Conseil de fondation FAR ;
saisie et mise à jour des adresses de toutes les entreprises de construction assujetties aux dispositions de la CCT RA ;.
envoi des factures (cotisation d’entrée, cotisations trimestrielles, corrections), contrôle des paiements, rappels et poursuites (dans les cas ordinaires) ;
présentation de propositions au Secrétariat pour les actions en justice relevant de la législation sur les poursuites, dans les cas particuliers ;
établissement de rapports réguliers au Secrétariat (chiffres clés, montant des paiements, nombre et montant des arriérés, etc.) ;
apport d'informations et de soutien aux entreprises de construction en cas de besoin.

Tâches et responsabilités des services administratifs "Paiement" :

Le paiement (demande, examen de la requête et versement de la rente) est confié aux syndicats Unia et Syna, conformément à la Convention du 12 novembre 2002. Le Conseil de fondation stipule dans une convention de prestations les tâches, compétences et responsabilités de ce service administratif. Les tâches principales sont les suivantes :

responsabilité de l’organisation et du déroulement de tous les processus de travail ayant trait au „paiement“, par des processus et au moyen d'auxiliaires de travail uniformes ;
organisation et déroulement des processus de demande (conformément aux réglementations du Conseil de fondation et du Secrétariat RA concernant le travail) ;
examen des requêtes (autorisation, intégrité des documents) ;
prise de décisions concernant les rentes dans les cas ordinaires et présentation de propositions au Secrétariat RA dans les cas particuliers ;.
versement des rentes. Décompte des cotisations AVS et LPP ;
établissement et envoi des certificats de rente annuels ;
contrôle annuel du droit à la rente des collaborateurs souhaitant bénéficier de la retraite anticipée ;
traitement des décisions concernant les rentes en cas de décès ou d’invalidité de collaborateurs souhaitant bénéficier de la retraite anticipée, puis procédure d’autorisation par le Secrétariat et le Conseil de fondation ;
présentation au Conseil de fondation de propositions concernant la procédure à suivre lors de perception abusive de la rente ;
établissement de rapports réguliers et de décomptes au Secrétariat ;
rapport d'informations et de soutien au requérant et, en cas de besoin, à l’entreprise de construction.

Tâches et responsabilités de l’organe de contrôle externe

audit du travail effectué par le Conseil de fondation, le Secrétariat et les services administratifs ;
examen des processus au sein de la Fondation RA ;
révision et contrôle du Secrétariat ainsi que des services administratifs "Encaissement" et "Paiement".

Tâches et responsabilités des CPP régionales et de tiers (conf. à la CCT RA) :

Les CCP régionales et les tiers (p. ex. les sections de la SSE) reçoivent des mandats provenant directement du Conseil de fondation ou du Secrétariat RA. Elles agissent par ordre de ceux-ci et rendent compte au Secrétariat.

clarifications concernant l’appartenance (droits et devoirs) à la CCT RA pour les entreprises de construction et les collaborateurs assujettis dans les régions concernées ;
contrôle de l’intégrité et de l’exactitude des déclarations.