La Fondation FAR et le Parifonds Bau ont créé portal-bau en 2023, un portail en ligne moderne et gratuit. Toutes les entreprises sont invitées à s’enregistrer sur ce portail. Lors de l’enregistrement, l’entreprise doit désigner au moins un administrateur. S’il est prévu que plusieurs personnes effectuent les différentes tâches (déclaration des salaires, validation des salaires, paiement des factures, etc.) au sein de l’entreprise, l’administrateur peut créer des comptes séparés pour chaque utilisateur avec les autorisations nécessaires.
Une fois l’enregistrement terminé, les données de base de l’entreprise et les informations de paiement doivent être vérifiées, puis il faut saisir une adresse électronique pour l’envoi des factures numériques. Avant de pouvoir procéder à la première déclaration des salaires, il faut imprimer le document « Déclarations de l’entreprise concernant l’utilisation du portail et les cotisations » disponible sur le portail. Une fois dûment signé par l’entreprise, ce document doit être numérisé puis téléchargé à nouveau sur portal-bau.
Avec portal-bau, le processus de déclaration annuelle des salaires, l’envoi des factures de cotisations et les autres échanges d’informations ont été entièrement numérisés. Depuis 2024, la déclaration des salaires s’effectue exclusivement par le biais de ce portail, ce qui permet de déclarer les salaires simultanément à la Fondation FAR et au Parifonds Bau. Le portail donne aussi une vue d’ensemble des salaires déclarés, des cotisations attendues sur la base de la déclaration des salaires ainsi que de toutes les factures. Pour éviter les oublis, un courriel est envoyé aux utilisateurs enregistrés dans portal-bau, notamment pour leur rappeler les prochaines tâches à exécuter ou pour les avertir des nouvelles factures. Les factures de cotisations peuvent aussi être transmise directement à l’utilisateur autorisé par courriel, ou être payées avec le système eBill.